Cómo saber si un PDF ha sido modificado

La forma más fiable de saber si un PDF ha sido modificado depende de cómo se emitió. Si lleva un código seguro de verificación (CSV), cotéjelo en la sede electrónica del emisor; si lleva firma electrónica, valídela y compruebe qué revisión cubre; si no, compárelo con una copia obtenida por una vía independiente. Los metadatos solo orientan la revisión.

Ni los metadatos ni las irregularidades visuales detectan por sí solos una modificación: ayudan a decidir qué examinar. Empiece por definir qué necesita comprobar. «Esta es la factura que emitió el proveedor» y «este archivo no ha cambiado desde que se firmó» son preguntas distintas: un PDF puede superar una comprobación y no la otra. También puede contener cambios legítimos, como un formulario cumplimentado, una aprobación añadida o una factura corregida. La revisión debe establecer qué cambió, si el cambio estaba autorizado y si el documento actual sirve para la decisión que debe tomar. Esta guía está pensada para equipos de cuentas a pagar, control interno, cumplimiento normativo y tramitación que reciben PDF de terceros.

Elija el punto de partida

Conserve el archivo tal como lo recibió y siga la vía que corresponda a las pruebas de que dispone. Si tiene a la vez una referencia fiable y una firma electrónica, haga las dos comprobaciones: responden a preguntas diferentes.

La verificación documental de Fileverity reúne comprobaciones de estructura, revisiones recuperables, firmas PDF, imágenes y campos de escaneos aplicables. El análisis del origen de la redacción es una de esas comprobaciones: evalúa prosa continua suficiente en español, inglés, francés, alemán y chino. Los pasos siguientes explican cómo revisar la integridad del PDF y contrastarlo con la copia del emisor.

Si el PDF tiene CSV: cotéjelo en la sede del emisor

Muchos documentos de las Administraciones públicas españolas llevan un código seguro de verificación. La Ley 40/2015 lo admite como sistema de firma de la actuación administrativa automatizada, «permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente» (Ley 40/2015, art. 42.b, texto consolidado en el BOE). Para las copias en papel de documentos electrónicos, la Ley 39/2015 exige un código u otro sistema de verificación que permita contrastar su autenticidad con los archivos del organismo emisor (Ley 39/2015, art. 27.3.c, BOE).

En la práctica, el CSV traslada la pregunta de «¿parece auténtico?» a «¿coincide con lo que custodia el emisor?». En la Agencia Tributaria, por ejemplo, el código figura en la parte inferior del documento (por ejemplo, en los certificados) o en la superior (en los justificantes de presentación de declaraciones), tiene 16 caracteres y se introduce en mayúsculas; el cotejo muestra en pantalla el PDF del documento y, en las declaraciones, permite ver también los datos del XML presentado (AEAT, «Cotejo de documentos mediante código seguro de verificación», página actualizada el 14 de septiembre de 2026). Cada Administración debe publicar en su sede electrónica los códigos seguros de verificación u otros sistemas de verificación que utiliza (misma Ley 39/2015, art. 27.3), de modo que los certificados y justificantes de otros organismos se cotejan en la sede de quien los emitió.

Tres reglas evitan los errores habituales:

1. Llegue a la sede por su cuenta. Escriba usted la dirección del organismo o búsquela en su portal oficial. No use un enlace ni un código QR que venga en el propio documento o en el correo que lo acompaña: un CSV impreso en un documento manipulado no valida nada si la consulta la dirige quien lo envía.
2. Compare campo a campo. El cotejo le muestra el documento del emisor, no un veredicto sobre el que usted recibió. Compruebe titular, NIF, fechas, periodo, importes y cualquier dato que sostenga su decisión.
3. Registre el resultado. Anote el código introducido, la sede consultada, la fecha y hora y las diferencias observadas. Si el código no devuelve ningún documento, pida al remitente una explicación y una copia obtenida por una vía que usted controle.

Un cotejo correcto acredita que el documento coincide con el del emisor. No acredita que siga vigente para su propósito: un certificado de estar al corriente de un ejercicio anterior puede ser auténtico y, aun así, insuficiente para la decisión de hoy.

1. Conserve el archivo y defina la referencia

Guarde el adjunto o la descarga exactamente como llegó. Anote el remitente o el portal, la hora de recepción, el nombre de archivo original y el número del documento. Conserve el mensaje que lo acompaña cuando explique la versión o el propósito. Trabaje sobre una copia distinta antes de añadir comentarios, aplicar reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o guardar un informe de comparación.

La huella SHA-256 (hash) identifica los bytes recibidos. Dos huellas iguales indican que los bytes son los mismos; dos huellas distintas obligan a comparar para saber qué cambió. Guarde la huella junto al archivo en el expediente de revisión.

Obtenga la referencia por el portal habitual del proveedor o por un contacto que su organización ya tenga verificado. Un segundo adjunto enviado por el mismo remitente desconocido no es una referencia independiente. Confirme que la referencia corresponde a la misma cuenta, el mismo periodo, el mismo número de factura y la misma versión. Pregunte si se ha emitido una factura rectificativa antes de comparar una copia aprobada antigua con el archivo actual.

Si no dispone de ninguna referencia fiable, déjelo anotado desde el principio. Podrá seguir examinando el PDF, pero no podrá deducir un importe original solo porque el actual le parezca sospechoso.

2. Valide la firma electrónica y su alcance

Una firma manuscrita escaneada, un nombre escrito o la imagen de un sello son elementos visuales. Su presencia no demuestra que el PDF contenga una firma electrónica basada en un certificado, y su ausencia no demuestra que el archivo no esté firmado. Examine la información de firma con una herramienta capaz de validar firmas.

Qué distingue a una firma avanzada de una cualificada

El Reglamento eIDAS define la firma electrónica avanzada como la que cumple los requisitos de su artículo 26: estar vinculada al firmante de manera única, permitir su identificación, haberse creado con datos que el firmante utiliza bajo su control exclusivo y estar vinculada a los datos firmados de modo que cualquier modificación ulterior sea detectable. La firma electrónica cualificada es una firma avanzada creada con un dispositivo cualificado y basada en un certificado cualificado; según el artículo 25.2, «tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita» (Reglamento (UE) n.º 910/2014, arts. 3, 25 y 26, copia del DOUE en el BOE; modificado por el Reglamento (UE) 2024/1183, que mantiene esos requisitos).

En España, la Ley 6/2020 remite al artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil: si se utilizó un servicio de confianza cualificado, se presume que el documento reúne la característica cuestionada (Ley 6/2020, art. 3 y disposición final segunda, BOE). Para una revisión documental basta con la consecuencia práctica: el requisito técnico de la firma avanzada es precisamente que una modificación posterior sea detectable, y esa garantía solo se aprovecha si alguien valida la firma. La valoración jurídica de una firma en un litigio corresponde a los tribunales y a sus asesores.

Cómo validar: VALIDe o su lector de PDF

El servicio VALIDe del Gobierno de España ofrece, entre otras funciones, «Validar Firma», que comprueba la validez de documentos firmados electrónicamente en distintos formatos, y «Validar Certificado» (VALIDe). Antes de subir un documento con datos personales o confidenciales a cualquier servicio en línea, compruebe que su organización lo admite para ese tratamiento. Para flujos habituales, use el validador que haya aprobado su departamento de sistemas. Los lectores de PDF con soporte de firmas, como Adobe Acrobat, muestran en su panel de firmas el estado de cada firma, sus propiedades y el certificado del firmante.

Aplique la misma secuencia a cada firma relevante:

1. Anote el firmante indicado, el resultado de la validación, la herramienta y su versión, y la fecha y hora de la validación.
2. Lea el motivo detallado de cada aviso. Separe un problema de confianza en el certificado de un problema de integridad del contenido.
3. Identifique la revisión que cubre la firma y examine esa versión además del documento actual.
4. Determine qué cambios posteriores se indican y si las reglas de firma del documento los permiten.
5. Confirme que el firmante era la persona o entidad adecuada para la aprobación que usted necesita.

La validación de una firma PDF tiene en cuenta los permisos. Una actualización incremental permite, por ejemplo, que una herramienta de revisión añada comentarios sin invalidar la firma del documento original (PDF Association, glosario, «Incremental update», en inglés). Un resultado «válido» puede, por tanto, coexistir con cambios posteriores. No lea una marca verde como garantía de que cada byte sigue igual.

Los tres controles son la identidad, el alcance y los permisos. Si la factura describe mercancía realmente entregada es otra cuestión, que se resuelve con el pedido, el albarán o el contrato.

Un resultado no válido debe documentarse con su causa: cambio no permitido, archivo dañado, validez del certificado o regla de firma. Un estado desconocido puede significar simplemente que la validación no se ha ejecutado. Si el certificado no es de confianza en su entorno, anote «confianza en el firmante no establecida en este entorno de validación» junto con el aviso. No modifique la configuración de confianza solo para obtener un resultado favorable; puede ser necesario que un administrador revise la cadena de certificados, la información de revocación o el sello de tiempo. Un aviso de ese tipo no acredita, por sí solo, una manipulación.

3. Separe los metadatos del PDF de las fechas del sistema

La fecha que muestra su sistema operativo pertenece al registro del archivo local. La fecha que aparece en las propiedades del documento está guardada dentro del PDF. Son registros distintos de hechos distintos. Descargar o copiar un archivo puede cambiar sus fechas locales sin tocar la fecha de emisión del documento.

Por ejemplo, un extracto fechado el 1 de octubre puede tener una fecha de creación del PDF del 2 de octubre y una fecha de creación local del 28 de octubre, el día en que usted lo descargó. Esa secuencia no es contradictoria. Una diferencia de huso horario, o su ausencia, también puede hacer engañoso un orden aparente. Conserve los valores y desfases tal como aparecen, sin normalizarlos en silencio.

Los metadatos de un PDF incluyen fechas de creación y modificación, la aplicación que creó o generó el archivo y metadatos XMP. Son información editable, separada del contenido visible: un metadato cambiado no implica un importe cambiado, y un valor tranquilizador no es un registro de auditoría independiente. Anote el campo y el valor exactos, por ejemplo «el campo Productor indica la aplicación X». El nombre de una aplicación identifica un procesamiento registrado, no a quien lo realizó. Si los metadatos contradicen el proceso de exportación que describe el emisor, compárelos con un documento del mismo origen cuya autenticidad esté establecida, o pida una explicación.

Verificación documental de Fileverity revisa la estructura y las revisiones recuperables del PDF, y valida sus firmas según la cadena de confianza, los datos de revocación disponibles y los cambios permitidos. En escaneos aplicables, relaciona campos de importes y fechas con su ubicación en la página. El informe permite contrastar cada hallazgo con los extractos y las evidencias visuales disponibles, e indica la cobertura de las comprobaciones.

4. Compare páginas, texto extraído y estructura

Empiece por los campos que sostienen la decisión: identidad de las partes y NIF, número del documento, fechas, base imponible, tipo y cuota de IVA, total, moneda e IBAN. Después compare el resto, el número de páginas y su orden. Un anexo sustituido o una página que falta pueden cambiar el sentido de un documento cuya primera página coincide.

Un PDF puede contener texto digital, imágenes de páginas escaneadas o una mezcla de ambos. El OCR convierte imágenes de texto en texto que se puede buscar y seleccionar, de modo que poder subrayar palabras no demuestra que se generaran como texto digital. La PDF Association recuerda que la exactitud del OCR depende de la calidad de la imagen y de otros factores, y que el formato PDF no la garantiza en modo alguno (PDF Association, glosario, «OCR», en inglés).

Cuando un campo importa, compare el valor extraído con la página visible. En un escaneo, el OCR puede leer un cero como la letra O u omitir una coma decimal. Esa discrepancia puede ser un error de reconocimiento y no un cambio en el documento.

Si dos lectores muestran de forma distinta un campo importante, conserve ambas observaciones y eleve la discrepancia de visualización. No elija la que confirma la conclusión esperada. El mismo principio rige cuando un valor de formulario, el texto extraído y la página visible no coinciden: registre el desacuerdo antes de decidir qué representación prevalece en su proceso.

5. Principio técnico: un PDF puede mostrar contenido nuevo y conservar bytes antiguos

Un lector de PDF no muestra todas las cadenas de texto que contiene el archivo. Una página remite a objetos, como los flujos de contenido, mediante identificadores, y una estructura de referencias cruzadas indica dónde está cada objeto. En una actualización incremental, los cambios se añaden al final del archivo sin reescribir el contenido original: un objeto puede sustituirse por una versión nueva acompañada de una nueva sección de referencias cruzadas, mientras la representación anterior sigue en los bytes recibidos. La cadena de referencias actual determina qué versión se muestra (PDF Association, glosario: «Incremental update», «Indirect object» y «Cross-reference table», en inglés). Por eso buscar un importe antiguo en el archivo en bruto no equivale a establecer qué muestra hoy la página.

Un ejemplo deliberadamente simplificado: una página remite al objeto 17 0 R. En la revisión A, ese objeto aporta un flujo de contenido que muestra «Total: 10.164,00». Una actualización incremental añade un sustituto del objeto 17 que muestra «Total: 10.664,00», con una referencia a su nueva ubicación. El lector resuelve la página mediante el objeto actualizado; un especialista que examine las revisiones anteriores puede encontrar la representación antigua.

Que el informe de Fileverity indique que el PDF se guardó más de una vez después de crearse es un motivo para examinar el historial, no la prueba de que un campo concreto cambiara. Fileverity da un paso más: compara el texto de cada versión recuperable con el archivo final e indica las páginas donde el texto cambió, incluso tras una firma digital. Eso acredita que el texto de una página cambió; si el cambio estaba autorizado y qué decía un campo originalmente sigue exigiendo la propia versión y la del emisor. La distinción evita dos errores. Primero, varios guardados pueden deberse a un comentario o a una firma autorizados; no identifican una edición malintencionada. Segundo, una reescritura completa o una nueva exportación pueden eliminar las representaciones anteriores, de modo que la ausencia de historial recuperable no exculpa al documento. Incluso un importe antiguo recuperado necesita interpretación: puede pertenecer a un valor de formulario obsoleto, a un adjunto o a una versión anterior legítima.

Ante una discrepancia importante, solicite un examen que vincule el campo mostrado antes y después con sus revisiones respectivas y compárelos con la versión confirmada por el emisor. Una búsqueda de palabras en el archivo en bruto o un indicador de revisión no sustituyen esa cadena de pruebas.

Una factura histórica escaneada: un saldo cambiado rompe la cuenta

Esta factura de Dowdeswell Galleries de 1912 muestra 560-0-0, una deducción de 400-0-0 y un saldo de 160-0-0. La notación es la histórica británica de libras, chelines y peniques, y los importes se reproducen tal como están impresos. Fileverity modificó con IA el saldo mostrado para que dijera 760-0-0 en una copia derivada, sin tocar los dos importes de los que resulta.

La aritmética del original es 560 − 400 = 160 libras, sin chelines ni peniques. El saldo editado supera ese resultado en 600 libras. El ejemplo ilustra la aritmética de un importe en un escaneo. Para un PDF nativo, la prueba decisiva es la comparación con la copia del emisor y la validación de la firma, como se explica en los apartados 1 y 2. Para el escaneo o la foto de una factura, el análisis corresponde a la verificación de imágenes, que localiza las zonas editadas.

Ejemplo práctico: un total y un IBAN que no coinciden

Considere una factura hipotética, la n.º 1048, recibida en PDF de un proveedor ficticio. El portal del proveedor muestra servicios por 8000,00 € y desplazamiento por 400,00 €, una base imponible de 8400,00 €, IVA al 21 % de 1764,00 € y un total de 10.164,00 €, con un IBAN que termina en 1842. El tipo del 21 % es el general del IVA (AEAT, «Tipos impositivos en el IVA 2026», 26 de febrero de 2026); el ejemplo es ilustrativo y no constituye asesoramiento fiscal. El PDF recibido reproduce las mismas líneas y la misma cuota, pero muestra un total de 10.664,00 € y un IBAN que termina en 7719. No contiene ninguna firma electrónica verificable.

Confirme primero que ambos documentos corresponden a la misma factura y que no existe una rectificativa. Después calcule 10.664,00 − (8400,00 + 1764,00) = 500,00 €. Eso establece una incoherencia aritmética en el documento recibido. No establece quién cambió el archivo ni si el proveedor cometió un error inicial.

Registre el importe y el IBAN como dos discrepancias separadas y trate el cambio de cuenta con el procedimiento de su organización: retenga el pago y confirme con el proveedor por un teléfono que ya tenga verificado, nunca por el que figure en el correo o en el PDF. Si el proveedor confirma la versión del portal y que no existe otra factura, el hallazgo es preciso: «El PDF recibido difiere de la factura confirmada por el proveedor en el total y en la cuenta de destino». El error de OCR queda en las notas de extracción. La guía cómo verificar una factura antes de pagarla desarrolla el control de los cambios de IBAN y las rutas de verificación de facturas españolas, como el código QR de VERI*FACTU y TicketBAI; en México, para un CFDI, la consulta del SAT cumple una función parecida.

Un registro de revisión que otra persona pueda usar

Antes de cerrar una incidencia, compruebe que el expediente contiene:

• Prueba recibida: archivo original, procedencia, hora de recepción y huella SHA-256 si se calculó.
• Referencia: archivo o registro exacto del emisor, vía de obtención y motivo por el que es la versión correcta.
• Comprobaciones: CSV cotejado y sede consultada, herramienta y versión, datos de la firma, ajustes de comparación, páginas y campos revisados a mano.
• Hallazgos: diferencias observadas, separadas de las interpretaciones y de las explicaciones no confirmadas.
• Resolución: confirmación independiente, decisión, revisor responsable y cuestiones abiertas.

Una revisión puede concluir que una discrepancia corresponde a una rectificación autorizada, que persisten diferencias importantes sin resolver o que las pruebas disponibles no permiten establecer el historial del archivo. Prefiera esos resultados concretos a una etiqueta general de «falso» o «limpio».

Elija la comprobación que necesita su documento

Para un importe cambiado, siga el método de referencia y comparación descrito. Para una cuestión de firma, use un validador de firmas. Para un documento público con CSV, consulte la sede del emisor. Para el escaneo o la foto de una factura cuyo importe o bloque de IBAN plantea dudas, use la verificación de imágenes de Fileverity.

La verificación documental de Fileverity reúne las comprobaciones de estructura, revisiones recuperables, firmas PDF e imágenes. Fileverity distingue firmas válidas, inválidas e indeterminadas según el material de confianza y los datos de revocación disponibles, y revisa campos de importes y fechas en escaneos aplicables. También señala pasajes con indicios de redacción generada con IA por página o párrafo cuando hay suficiente prosa continua; ese requisito no se aplica al resto de comprobaciones. La primera comprobación de documento es gratuita y muestra un resumen; un crédito de documento desbloquea el informe completo; consulte las condiciones en precios. La guía fraude documental con IA ayuda a repartir las comprobaciones entre texto, imagen, archivo y confirmación del emisor; cómo saber si un ticket es falso aplica el método a las notas de gastos.

SHA-256 vincula el archivo y los datos del informe; al exportar se comprueban los compromisos de las evidencias privadas. Ubicaciones, identificadores y cobertura facilitan la revisión. Solo se indica un sello de tiempo de confianza o sello PDF cuando la validación correspondiente tiene éxito. Si faltan servicio o datos, puede entregarse el informe indicando esa ausencia. El sello acredita que los datos existían en un momento, no que los hechos ni los hallazgos sean correctos.

Las evidencias privadas permanecen en la pestaña un máximo de 3 horas desde su recepción; actualizar no amplía el plazo. Cerrar la pestaña o sesión puede borrarlas antes. El servidor las elimina tras confirmar la recepción; los resultados no entregados caducan. Los originales y PDF generados no constituyen un archivo permanente; se conservan resúmenes y registros de verificación. El servicio de envío de correo y el proveedor de su buzón aplican sus propias políticas de conservación. Tras caducar, puede quedar solo una copia sin extractos ni vistas previas.

Por Yang Zheng · Revisado por Bill Liu