Giám định tài liệu giả mạo: khi nào cần chuyên gia và kiểm tra tệp bổ sung được gì

Giám định tài liệu là việc dùng kiến thức và phương pháp khoa học, kỹ thuật để kiểm tra, đánh giá và kết luận về chuyên môn đối với một tài liệu mà tính xác thực, nguồn gốc hoặc tính toàn vẹn đang bị nghi ngờ. Khi kết quả phục vụ việc giải quyết một vụ án hay vụ việc, đây là một chuyên ngành của giám định tư pháp: người thực hiện là giám định viên tư pháp được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bổ nhiệm, hoặc người giám định theo vụ việc được công nhận, và kết luận phải được lập thành văn bản theo luật định. Giám định viên làm việc từ bằng chứng vật chất: nét chữ và chữ ký, sửa chữa, tẩy xóa, dấu vết hằn, mực, giấy, quy trình in và cách các trang được ghép lại với nhau. Kiểm tra tệp số trả lời những câu hỏi khác: nó đọc những gì một tệp PDF hoặc Word ghi lại về chính nó, nên không cho biết ai đã ký, còn giám định trên giấy thì không cho thấy lịch sử lưu của một tệp.

Hướng dẫn này dành cho các nhóm bồi thường bảo hiểm, tín dụng, vận hành tài chính, pháp chế, nhân sự và tuân thủ ở Việt Nam đang giữ một tài liệu bị nghi là giả mạo. Bài viết giải thích giám định viên làm gì, ai được thực hiện giám định tài liệu, trưng cầu giám định và yêu cầu giám định khác nhau thế nào, nên giữ và gửi những gì, kiểm tra tệp bổ sung được gì, cách chọn giữa giám định viên, kiểm tra tệp và bên phát hành, và kết luận giám định có giá trị gì trong tố tụng. Các văn bản pháp luật trong bài được đối chiếu ngày 4 tháng 11 năm 2026; nội dung không phải là tư vấn pháp lý. Với hồ sơ bồi thường bảo hiểm, bạn có thể đọc thêm hướng dẫn về trục lợi bảo hiểm và thẩm định ảnh bồi thường.

Giám định tài liệu là gì và ai thực hiện ở Việt Nam

Từ ngày 1 tháng 5 năm 2026, giám định tư pháp do Luật Giám định tư pháp số 105/2025/QH15 điều chỉnh. Luật này thay thế Luật Giám định tư pháp số 13/2012/QH13 đã được sửa đổi, bổ sung (khoản 2 Điều 44, trừ các quy định chuyển tiếp tại Điều 45; việc giám định đã được tiếp nhận trước ngày đó tiếp tục theo luật cũ, khoản 4 Điều 45), nên những bài viết cũ còn dẫn luật 2012 cần được đọc lại. Theo khoản 1 Điều 3, giám định tư pháp là việc dùng kiến thức, phương tiện, phương pháp khoa học, kỹ thuật, nghiệp vụ để kiểm tra, đánh giá, kết luận về chuyên môn những vấn đề liên quan đến việc giải quyết nguồn tin về tội phạm, khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án hình sự, cũng như giải quyết vụ việc dân sự và vụ án hành chính, theo trưng cầu của người trưng cầu giám định hoặc theo yêu cầu của người yêu cầu giám định. Điểm a khoản 2 Điều 20 xếp các chuyên ngành tài liệu, kỹ thuật số và điện tử, dấu vết đường vân vào lĩnh vực kỹ thuật hình sự. Như vậy, trong luật, giám định tài liệu và giám định kỹ thuật số và điện tử là hai chuyên ngành riêng; việc dùng phần mềm để đọc các bản ghi của một tệp không phải là giám định tư pháp theo luật, vì không do giám định viên thực hiện theo trưng cầu hoặc yêu cầu giám định.

Giám định viên tài liệu xem xét những gì

Luật Việt Nam chỉ gọi tên chuyên ngành “tài liệu” mà không mô tả chi tiết công việc; quy trình giám định và quy chuẩn chuyên môn được định nghĩa tại khoản 9 và khoản 10 Điều 3, còn quy chuẩn do cơ quan có thẩm quyền ban hành cho từng lĩnh vực, chuyên ngành. Để hình dung công việc, bạn có thể tham khảo ANSI/ASB Standard 011, Scope of Expertise in Forensic Document Examination (tiếng Anh) do AAFS Standards Board (Hoa Kỳ) ban hành, một tiêu chuẩn nước ngoài, không có giá trị bắt buộc ở Việt Nam. Theo tiêu chuẩn này, giám định viên tối thiểu phải có kiến thức để đưa ra kết luận về:

• nguồn gốc của chữ viết, kể cả chữ ký
• nguồn gốc của tài liệu do máy tạo ra, chữ đánh máy, dấu vết in ép và các dấu vết khác
• mối liên hệ giữa vật liệu và thiết bị tạo ra tài liệu, như mực, giấy và máy in
• tính xác thực của tài liệu
• việc phát hiện và giải mã các chỗ sửa chữa, tẩy xóa, che lấp và dấu vết hằn
• việc bảo quản và khôi phục khả năng đọc của tài liệu bị hư hỏng hoặc khó đọc

Nhiều yêu cầu, chẳng hạn xác định thời điểm tạo lập tài liệu hoặc trình tự chuẩn bị các phần của nó, có thể cần nhiều hơn một loại giám định.

Những tổ chức có thể giám định tài liệu

Bảng dưới đây tóm tắt ba nhóm tổ chức liên quan đến chuyên ngành tài liệu. Với chuyên ngành tài liệu, luật chỉ nêu lĩnh vực kỹ thuật hình sự của từng nhóm chứ không chỉ rõ đơn vị nào nhận giám định tài liệu, nên hãy hỏi từng đơn vị về chuyên ngành họ thực sự nhận.

Trưng cầu giám định và yêu cầu giám định: nên chọn cách nào

Một doanh nghiệp tự thuê giám định viên thì kết quả không đương nhiên trở thành kết luận giám định tư pháp. Luật phân biệt hai cách bắt đầu. Trưng cầu giám định do người trưng cầu thực hiện, gồm cơ quan, người tiến hành tố tụng và các cơ quan, người khác có thẩm quyền trưng cầu. Yêu cầu giám định là quyền của người tự mình yêu cầu sau khi đã đề nghị trưng cầu mà không được chấp nhận (khoản 2 và 3 Điều 3).

Cần lưu ý: nếu việc giám định được thực hiện trước khi có quyết định khởi tố vụ án hình sự theo đúng trình tự, thủ tục do Luật Giám định tư pháp quy định, cơ quan tiến hành tố tụng có thể sử dụng kết luận đó như kết luận giám định tư pháp (khoản 3 Điều 35). Hãy hỏi cả đơn vị giám định lẫn luật sư của bạn trước khi chọn hướng xử lý.

Khi tài liệu có dấu hiệu tội phạm

Nếu việc giả mạo chứng cứ có dấu hiệu tội phạm, Tòa án chuyển tài liệu, chứng cứ liên quan cho Cơ quan điều tra có thẩm quyền (khoản 2 Điều 103 Bộ luật Tố tụng dân sự). Theo Bộ luật Hình sự 2015 (văn bản hợp nhất 135/VBHN-VPQH), Điều 341 quy định tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức và tội sử dụng con dấu hoặc tài liệu giả của cơ quan, tổ chức; mức cơ bản là phạt tiền từ 30.000.000 ₫ đến 100.000.000 ₫, phạt cải tạo không giam giữ đến 3 năm hoặc phạt tù từ 6 tháng đến 2 năm. Điều 174 quy định tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản, có thể liên quan khi tài liệu giả được dùng để chiếm đoạt tài sản. Có hay không tội phạm, và ai phạm tội, do cơ quan tiến hành tố tụng và Tòa án quyết định; một báo cáo nội bộ chỉ nên ghi những gì đã quan sát. Số điều có thể thay đổi khi Bộ luật Hình sự được sửa đổi hoặc thay thế, nên hãy kiểm tra lại văn bản hiện hành khi bạn cần dẫn chiếu.

Tài liệu nghi vấn: bản gốc, mẫu so sánh và chuỗi lưu giữ chứng cứ

Tài liệu nghi vấn (questioned document) là bất kỳ tài liệu nào mà tính xác thực, nguồn gốc hoặc tính toàn vẹn đang bị nghi ngờ; bị nghi vấn không có nghĩa là giả mạo. Ba điều quyết định giám định viên có thể kết luận đến đâu.

Bản gốc hay bản sao

Giám định viên làm việc tốt nhất trên bản gốc. ANSI/ASB Standard 070 (tiếng Anh) yêu cầu giám định viên xác định chữ viết nghi vấn có phải bản gốc hay không và, nếu không, đề nghị cung cấp bản gốc. Tiêu chuẩn nói thêm rằng nên giám định trên bản gốc, và bản sao có thể khiến không phát hiện được đường kẻ dẫn hướng, loại dụng cụ viết, hướng và thứ tự nét bút, lực ép, chỗ ngập ngừng, dấu vết hằn, tẩy xóa, chất lượng nét và dấu vết của việc cắt dán. Một bản photocopy hoặc bản quét PDF của trang đã ký vì thế làm hạn chế những gì có thể giám định, ở mức độ tùy từng vụ việc; tiêu chuẩn yêu cầu giám định viên dừng lại và báo cáo nếu bản sao quá mờ để phân tích hoặc so sánh có ý nghĩa. Giới hạn này áp dụng cho mọi dạng tài liệu: hình dưới cho thấy bản gốc giấy, bản quét hoặc ảnh chụp, tệp gốc dạng số, bản in hoặc ảnh chụp màn hình mỗi loại còn giữ được những bằng chứng nào; vì vậy, hãy giữ nguyên bản gốc ở dạng ban đầu.

Luật Việt Nam có quy định tương ứng: giám định viên hoặc tổ chức giám định được từ chối khi đối tượng giám định và tài liệu liên quan được cung cấp không đầy đủ hoặc không có giá trị để kết luận, sau khi đã đề nghị bổ sung, làm rõ mà không được đáp ứng (điểm c khoản 1 Điều 38 Luật Giám định tư pháp). Bản gốc cũng quan trọng trước Tòa án: theo khoản 1 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự, tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận.

Mẫu so sánh và giám định chữ ký

Giám định chữ ký và chữ viết cần mẫu so sánh: chữ viết, chữ ký đã rõ nguồn gốc của chính người liên quan. Quyết định trưng cầu và văn bản yêu cầu giám định đều có mục ghi tên tài liệu liên quan hoặc mẫu so sánh gửi kèm (điểm d khoản 3 Điều 26 và điểm d khoản 3 Điều 27 Luật Giám định tư pháp). ASB 070 phân biệt mẫu được viết trong hoạt động thông thường với mẫu được viết theo yêu cầu để so sánh, và cảnh báo rằng mẫu do một bên tự thu thập có thể không phản ánh hết phạm vi biến thiên nét chữ của người viết. Thiếu chữ viết cùng thời điểm với tài liệu nghi vấn làm khó việc đánh giá các điểm khác biệt, vì vậy hãy cung cấp cả hai loại, từ cùng thời kỳ, và nói rõ từng mẫu có được bằng cách nào.

Chuỗi lưu giữ chứng cứ và những gì cần gửi

ASB 011 yêu cầu giám định viên duy trì chuỗi lưu giữ chứng cứ (chain of custody) cho các tài liệu, vật phẩm được gửi tới. ASB 070 nói thêm rằng các đối tượng này nên được xử lý sao cho không ảnh hưởng đến các lần giám định sau, và nếu có thể, giám định tài liệu nên được thực hiện trước các xử lý hóa học như hiện dấu vân tay. Luật Việt Nam đặt thủ tục giao nhận tương ứng: việc giao nhận trực tiếp phải lập biên bản ghi thời gian, địa điểm, người đại diện hai bên, hồ sơ, cách bảo quản và tình trạng của đối tượng giám định, kèm chữ ký; việc gửi qua bưu chính phải dùng dịch vụ có số hiệu, và bên nhận lập biên bản khi mở niêm phong (khoản 1, 2 và 3 Điều 29 Luật Giám định tư pháp). Trong thực tế:

• Không tháo ghim, gấp, dán băng dính, tô sáng hay viết lên bản gốc; để phẳng trong phong bì sạch.
• Ghi lại ai đã giữ tài liệu, lúc nào, ở đâu, kể từ lúc bạn nhận được.
• Quét hoặc chụp ảnh trước khi gửi, và lưu bản quét cùng giá trị băm SHA-256 của nó.
• Gửi mọi bản gốc liên quan, các mẫu so sánh và một câu hỏi ngắn gọn.
• Không chỉnh sửa, lưu lại hay “dọn dẹp” các tệp số; hãy làm việc trên bản sao của chúng.
• Giao trực tiếp có biên bản, hoặc gửi bằng dịch vụ bưu chính có số hiệu; đừng gửi bản gốc bằng thư thường.

Tài liệu dạng số: tệp có thể cho thấy gì

Việc xem xét tài liệu cũng áp dụng cho tài liệu dạng số, lĩnh vực thường gọi là pháp y số (digital forensics), nơi bằng chứng là chính tệp chứ không phải tờ giấy. Một tệp ghi lại các thông tin về chính nó, và kiểm tra tệp đọc những thông tin đó. ISO/IEC 27037 (tiếng Anh) đưa ra hướng dẫn về xác định, thu thập, thu nhận và bảo quản chứng cứ số tiềm năng; nguyên tắc đầu tiên trong thực tế là giữ tệp đúng như đã nhận.

Pháp luật Việt Nam coi tệp bạn nhận qua email là thông điệp dữ liệu, tức thông tin được tạo ra, gửi, nhận hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử (khoản 4 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, văn bản hợp nhất 154/VBHN-VPQH). Theo khoản 2 Điều 11, giá trị dùng làm chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn; cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận và các yếu tố phù hợp khác. Bộ luật Tố tụng hình sự dùng các tiêu chí tương tự cho dữ liệu điện tử (khoản 3 Điều 99). Vì vậy, giữ nguyên tệp và ghi lại ai đã nhận nó, lúc nào, qua kênh nào không chỉ là thói quen tốt mà còn giúp chứng minh các yếu tố này. Hướng dẫn SHA-256 và dấu thời gian tin cậy giải thích giá trị băm và dấu thời gian chứng minh được gì.

Một tệp có thể ghi lại gì

• Phần mềm tạo và lưu tệp, cùng các mốc ngày, được lưu trong thuộc tính tài liệu.
• Các phiên bản trước. Một tệp PDF có thể được cập nhật tăng dần: thay đổi được nối vào cuối tệp và nội dung ban đầu được giữ nguyên, nhờ vậy một ứng dụng đọc PDF có thể thêm bình luận mà không làm mất hiệu lực của bản gốc đã ký (bảng thuật ngữ của PDF Association (tiếng Anh)). Một phiên bản trước của trang vì thế có thể vẫn khôi phục được.
• Theo dõi thay đổi, bình luận và văn bản ẩn trong tệp Word và bản trình chiếu. Document Inspector của Microsoft (tiếng Anh) tìm thấy trong Word các dấu chỉnh sửa, bình luận, phiên bản, thuộc tính tài liệu và văn bản ẩn.
• Chữ ký số. Chữ ký dựa trên chứng thư có thể được xác thực về tính toàn vẹn và độ tin cậy của chứng thư; hình ảnh chữ ký dán lên trang chỉ là một bức ảnh. Hướng dẫn cách kiểm tra file PDF có bị chỉnh sửa không trình bày cách làm.
• Đoạn văn giống văn bản do AI viết là dấu hiệu về cách văn bản được tạo ra, không phải về người ký hay việc nội dung có đúng hay không.

Bằng chứng từ tệp dừng ở đâu

• Metadata (siêu dữ liệu) là thông tin tự khai và có thể sửa. Thuộc tính, bình luận và nội dung theo dõi thay đổi có thể bị đổi hoặc xóa bằng công cụ thông thường; chính Document Inspector là công cụ dùng để xóa chúng trước khi chia sẻ tệp. Một tệp trông sạch sẽ không chứng minh được điều gì.
• Một tệp PDF gốc dạng số không có mực, giấy hay lực ép bút. Giám định viên không có gì để giám định ngoài bản in, và bản in hay ảnh chụp màn hình đã mất các bản ghi của tệp.
• Việc không còn phiên bản trước không làm tệp hết bị nghi vấn. Một tệp được ghi lại toàn bộ thay vì nối thêm sẽ không để lại phiên bản nào để khôi phục.
• Kiểm tra tệp có thể cho thấy văn bản đã thay đổi giữa các phiên bản. Nó không cho biết ai đã thay đổi hay thay đổi đó có được cho phép hay không.

Báo cáo Fileverity ghi lại gì

Phân tích tài liệu của Fileverity hỗ trợ tệp PDF, Word và PowerPoint. Công cụ báo cáo các đoạn văn giống văn bản do AI viết, kèm tham chiếu trang (mô hình FVDOC V3; phần này hỗ trợ văn bản tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Trung, không áp dụng cho tiếng Việt), và các bản ghi của tệp: phần mềm tạo và lưu, ngày tháng, các phiên bản đã lưu có thể khôi phục, cấu trúc, tệp đính kèm, chú thích và hành động trong PDF, cùng các phiên bản chỉnh sửa, bình luận và nội dung ẩn trong tệp Word hoặc bản trình chiếu. Công cụ đánh giá chữ ký số PDF là hợp lệ, không hợp lệ hoặc chưa xác định dựa trên dữ liệu tin cậy đã cấu hình, đọc các trang quét bằng OCR và kiểm tra quan hệ giữa các số tiền và ngày tháng, trong đó một sai lệch đơn lẻ chưa chứng minh có chỉnh sửa. Các ảnh nhúng đủ điều kiện được chuyển tới mô hình ảnh FVIMG V2. Mỗi báo cáo có mức độ rủi ro từ L0 đến L5, giá trị băm SHA-256 của tệp và, khi xác thực thành công, dấu thời gian tin cậy RFC 3161. Dấu thời gian này là bằng chứng kỹ thuật bổ trợ; Fileverity không tuyên bố đó là dịch vụ cấp dấu thời gian được cấp phép theo Điều 31 Luật Giao dịch điện tử của Việt Nam. Bạn có thể kiểm tra báo cáo trên trang xác minh và xem một báo cáo mẫu.

Fileverity không phân tích nét chữ, mực, giấy hay các yếu tố bảo an của bản giấy, không xác nhận bên phát hành hay nội dung có đúng không, và không khôi phục được mọi phiên bản đã xóa. Báo cáo của Fileverity không phải kết luận giám định tư pháp: nó không do giám định viên được bổ nhiệm lập và không được lập theo trưng cầu hay yêu cầu giám định. Fileverity không phải giám định viên và không đưa ra ý kiến giám định hay làm chứng với tư cách chuyên gia. Một kết quả âm tính không bao giờ đủ để loại bỏ nghi vấn về một tài liệu.

Bạn cần kiểm tra loại nào?

Hãy chọn kiểm tra theo câu hỏi. Giám định viên tài liệu, kiểm tra tệp và bên phát hành trả lời những điều khác nhau, và nhiều tranh chấp cần nhiều hơn một loại. Hình dưới đánh dấu loại kiểm tra nào có thể trả lời năm câu hỏi thường gặp, còn bảng sau hình bổ sung chi tiết.

Khi một câu hỏi có nhiều phần, hãy tách ra: hỏi giám định viên về nét chữ và giấy, hỏi kiểm tra tệp về tệp và hỏi bên phát hành về sự thật. Nếu chính tệp là chứng cứ trong một vụ việc, cơ quan có thẩm quyền có thể trưng cầu giám định chuyên ngành kỹ thuật số và điện tử; phần mềm kiểm tra tệp không thay thế việc đó. Hướng dẫn nhận biết tài liệu giả mạo do AI tạo ra cho thấy cách điều phối một hồ sơ giữa các kiểm tra văn bản, hình ảnh, tệp và bên phát hành.

Cách chọn và làm việc với giám định viên

Kiểm tra tiêu chuẩn và thẻ giám định viên

Giám định viên tư pháp là người được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bổ nhiệm và cấp thẻ giám định viên tư pháp (khoản 5 Điều 3 và khoản 7 Điều 11 Luật Giám định tư pháp). Người đó phải là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, có phẩm chất đạo đức tốt, trình độ đại học trở lên, đã qua thực tế hoạt động chuyên môn ở lĩnh vực được đào tạo từ đủ 5 năm (từ đủ 3 năm với người đã trực tiếp giúp việc trong hoạt động giám định ở tổ chức giám định kỹ thuật hình sự) và đã qua khóa bồi dưỡng kiến thức pháp luật và nghiệp vụ giám định (khoản 1 Điều 10). Người giám định theo vụ việc do cơ quan có thẩm quyền công nhận (khoản 6 Điều 3, Điều 13 và 14). Trong trường hợp đặc biệt, người trưng cầu có thể trưng cầu cá nhân hoặc tổ chức không thuộc danh sách đã công bố nhưng đáp ứng tiêu chuẩn tại Điều 13 hoặc điều kiện tại khoản 1 Điều 18, và phải nêu rõ lý do trong quyết định trưng cầu (khoản 4 Điều 14 và khoản 3 Điều 19).

Để so sánh, ASB 011 mô tả đào tạo ban đầu là một chương trình học việc có cấu trúc, có ghi chép, tối thiểu 4.000 giờ trong vòng bốn năm, và cho rằng riêng các khóa học ngắn hay học từ xa không đủ để chuẩn bị cho công việc; kinh nghiệm trong các lĩnh vực như điều tra gian lận, thực thi pháp luật, ngân hàng, thư pháp hay phân tích nét chữ để đoán tính cách đều không thay thế được. Đây là mức tham chiếu của Hoa Kỳ, không phải điều kiện bổ nhiệm ở Việt Nam; hãy dùng nó để đặt câu hỏi, chẳng hạn giám định viên được bổ nhiệm hay đăng ký chuyên ngành nào, từng nhận loại việc nào và áp dụng quy trình nào.

Hỏi cách kết luận được trình bày

Kết luận giám định tư pháp phải bằng văn bản, nêu họ tên người giám định, tổ chức thực hiện giám định, người trưng cầu hoặc người yêu cầu, thông tin xác định đối tượng giám định, nội dung yêu cầu, phương pháp thực hiện, và kết luận rõ ràng, cụ thể về nội dung chuyên môn (khoản 1 Điều 35 Luật Giám định tư pháp). Quá trình thực hiện cũng phải được ghi nhận kịp thời, đầy đủ, trung thực, nêu rõ tình trạng của đối tượng giám định, phương pháp và kết quả (Điều 34). ASB 070 cũng đòi hỏi hồ sơ ghi chép của giám định viên nêu cơ sở và lý do cho từng kết luận và ghi lại các giới hạn. Hãy hỏi điều gì giới hạn độ vững chắc của kết luận, và trong trường hợp nào giám định viên sẽ từ chối hoặc dừng lại.

Người yêu cầu giám định phải nộp tạm ứng chi phí khi yêu cầu và thanh toán đầy đủ khi nhận kết luận (điểm b khoản 2 Điều 23). Tổ chức hoặc người giám định phải thông báo bằng văn bản việc tiếp nhận hoặc từ chối trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được trưng cầu, yêu cầu, và nêu rõ lý do nếu từ chối (khoản 3 Điều 28).

Hạn chế thông tin gây thiên lệch

ASB 070 yêu cầu giám định viên cố gắng tránh tiếp xúc với những thông tin không cần thiết cho việc đánh giá mà có thể gây thiên lệch. Luật Việt Nam cũng đòi hỏi giám định viên khách quan, độc lập và chỉ kết luận về chuyên môn những vấn đề trong phạm vi được trưng cầu, yêu cầu (khoản 2, 3 và 4 Điều 4); người trưng cầu chỉ trưng cầu những nội dung, vấn đề chuyên môn, không yêu cầu kết luận về những nội dung thuộc trách nhiệm của chính mình (khoản 2 Điều 26). Hãy gửi tài liệu nghi vấn, các mẫu so sánh và một câu hỏi trung lập; đừng nêu giả thuyết về người thực hiện, số tiền đang tranh chấp hay kết quả bạn mong muốn. Hãy đề nghị báo cáo ghi rõ: câu hỏi như giám định viên đã hiểu; từng tài liệu, vật phẩm nhận được, là bản gốc hay bản sao, và tình trạng của nó; các mẫu so sánh và cách có được từng mẫu; các phương pháp đã áp dụng; các phát hiện cùng cơ sở của chúng; các giới hạn; và những khả năng khác đã xem xét.

Kết luận giám định có giá trị gì trong tố tụng

Bộ luật Tố tụng dân sự coi kết luận giám định là chứng cứ nếu việc giám định được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định (khoản 6 Điều 95). Trong tố tụng hình sự, kết luận giám định là một nguồn chứng cứ (điểm d khoản 1 Điều 87 Bộ luật Tố tụng hình sự); nếu cơ quan tiến hành tố tụng không đồng ý với kết luận thì phải nêu rõ lý do và, khi kết luận chưa rõ hoặc chưa đầy đủ, quyết định giám định bổ sung hoặc giám định lại (khoản 3 Điều 100). Khi có nhiều kết luận giám định khác nhau về cùng một nội dung mà các cơ quan tiến hành tố tụng vẫn không thống nhất được việc sử dụng, cơ quan có thẩm quyền xem xét dựa trên trình độ chuyên môn của người giám định, phương pháp và quy trình, trang thiết bị chuyên dụng, và sự độc lập, khách quan của việc giám định (khoản 4 Điều 35 Luật Giám định tư pháp). Người yêu cầu giám định có quyền yêu cầu giải thích kết luận và đề nghị Tòa án triệu tập người giám định đến phiên tòa (điểm c và d khoản 1 Điều 23). Quyết định cuối cùng về giá trị của chứng cứ thuộc người có thẩm quyền, không thuộc bên nào trong tranh chấp.

Ví dụ minh họa: phụ lục hợp đồng bị tranh chấp

Hãy hình dung một tranh chấp giả định. Công ty Cung ứng Hải Lâm nói rằng Phụ lục số 2 của hợp đồng dịch vụ với Công ty Quản lý Tòa nhà Đông Bình đã tăng phí dịch vụ hằng tháng từ 120.000.000 ₫ lên 145.000.000 ₫ kể từ ngày 1 tháng 3. Đông Bình nói họ chỉ đồng ý mức 125.000.000 ₫, và người đại diện theo pháp luật của họ chưa bao giờ ký một trang ghi 145.000.000 ₫. Hải Lâm đưa ra một tệp PDF ba trang được mô tả là bản quét của phụ lục đã ký. Mọi tên, ngày và số tiền đều là giả định.

Kiểm tra tệp thu hẹp câu hỏi chứ không trả lời nó. Các bước tiếp theo tách theo câu hỏi:

• Tệp. Giữ nguyên tệp PDF như đã nhận và ghi lại giá trị băm. Đề nghị Hải Lâm giải thích bằng văn bản về lần lưu thứ hai, đồng thời cung cấp tệp do máy quét xuất ra và email đầu tiên gửi bản quét.
• Chữ ký và các trang. Cần có bản gốc ký tay thì giám định viên mới xem xét được chữ ký có thật hay không và trang 2 có thuộc cùng bộ với trang 3 không, qua chất liệu giấy, kiểu in, lỗ ghim, dấu vết hằn, thứ tự trang, và dấu giáp lai hoặc chữ ký từng trang nếu hai bên có dùng. Hãy đề nghị Hải Lâm giữ nguyên bản gốc, thu thập các mẫu chữ ký của người đại diện Đông Bình trong cùng thời kỳ, rồi nhờ luật sư tư vấn hướng xử lý: dịch vụ giám định ngoài tố tụng nếu chưa có vụ việc, hoặc đề nghị Tòa án trưng cầu giám định theo Bộ luật Tố tụng dân sự (Điều 102 và 103) nếu đã khởi kiện. Câu hỏi nên trung lập: chữ ký ở trang 3 có phải do người đại diện của Đông Bình ký không, và trang 2 có cùng nguồn gốc với trang 3 không.
• Các bên đối tác. Đề nghị Đông Bình cung cấp bản đã ký của họ cùng phê duyệt nội bộ, rồi đối chiếu các hóa đơn của Hải Lâm kể từ tháng 3 với số tiền Đông Bình đã thanh toán; chúng cho thấy mức phí mà hai bên thực sự áp dụng.

Mỗi câu trả lời giải quyết một phần khác nhau và không thay thế các phần còn lại. Hồ sơ ghi những gì đã quan sát, đã xác nhận và còn bỏ ngỏ; nó không gọi tài liệu là giả mạo.

Hồ sơ xem xét nên lưu

Hãy tách quan sát, suy luận và xác nhận.

“Văn bản ở trang 2 khác nhau giữa các phiên bản” là một quan sát. “Bản đã ký của Đông Bình ghi 125.000.000 ₫” là một xác nhận. “Chữ ký vẫn chưa có kết luận, chờ bản gốc” là một kết quả.

Câu hỏi thường gặp

Giám định viên tài liệu có làm việc được trên bản photocopy hoặc tệp PDF không?

Đôi khi được, với những giới hạn. ASB 070 nói giám định trên bản gốc là điều nên làm và liệt kê những gì bản sao có thể che giấu, từ thứ tự nét bút và lực ép đến tẩy xóa và dấu vết cắt dán. Tiêu chuẩn yêu cầu giám định viên dừng lại và báo cáo nếu bản sao quá kém để phân tích hoặc so sánh có ý nghĩa, và luật Việt Nam cũng cho phép từ chối khi tài liệu cung cấp không đủ giá trị để kết luận. Vì vậy hãy đề nghị cung cấp bản gốc sớm.

Có xác định được thời điểm một tài liệu được tạo ra không?

Đôi khi, nhưng đây là một trong những câu hỏi khó hơn. ASB 011 xếp việc xác định thời điểm tạo lập tài liệu vào những yêu cầu có thể cần nhiều hơn một loại giám định, và mô tả việc so sánh các yếu tố như giấy, mực và kiểu in với một bộ mẫu tham chiếu chuẩn để xác định tuổi, lịch sử sản xuất hoặc tính xác thực. Các mốc ngày của một tệp số là thông tin tự khai, còn dấu thời gian tin cậy chỉ cho thấy một giá trị băm đã tồn tại vào một thời điểm nhất định.

Giám định tài liệu có giống phân tích nét chữ để đoán tính cách (graphology) không?

Không. ASB 011 nêu rõ rằng giám định tài liệu không bao gồm việc nghiên cứu chữ viết để đánh giá hay lập hồ sơ tính cách, và graphology không phải là nền tảng của năng lực chuyên môn trong lĩnh vực này. Giám định viên so sánh các đặc điểm chữ viết để xác định nguồn gốc của nó, và công việc còn mở rộng đến sửa chữa, dấu vết hằn, mực, giấy và in ấn.

Phần mềm có phát hiện được chữ ký giả không?

Không theo cách thay thế được giám định viên. Giám định chữ ký, tức so sánh một chữ ký tay nghi vấn với các mẫu so sánh, là việc của giám định viên có đủ điều kiện, tốt nhất là làm trên bản gốc, và Fileverity không so sánh nét chữ. Phần mềm có thể xác thực một chữ ký số dựa trên chứng thư trong PDF và cho biết tài liệu có thay đổi sau đó không; đó là một câu hỏi khác. ASB 011 lưu ý giám định viên cũng có thể xem xét chữ viết và chữ ký được ghi nhận bằng điện tử; đó là việc so sánh chữ ký đã ghi nhận, không phải xác thực chứng thư của chữ ký số.

Báo cáo của Fileverity có thể thay cho kết luận giám định không?

Không. Báo cáo là kết quả phân tích kỹ thuật của một tệp: nó không do giám định viên được bổ nhiệm lập và không được lập theo trưng cầu hay yêu cầu giám định. Bạn có thể dùng nó để biết cần hỏi bên phát hành điều gì, để giữ hồ sơ có giá trị băm và để trao đổi với luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền; việc có cần giám định tư pháp hay không, và dùng kết quả nào làm chứng cứ, do người có thẩm quyền quyết định.

Tác giả Yang Zheng · Người kiểm duyệt Bill Liu